Ein Verein mit 3 Mitarbeitern braucht nicht dasselbe wie ein Verein mit 30. Trotzdem werden kleine Vereine regelmäßig mit Software-Empfehlungen konfrontiert, die für größere Organisationen gedacht sind – und dementsprechend überdimensioniert, überteuert und überkompliziert sind.
Diese Seite beantwortet die einfache Frage: Was brauchen Sie wirklich?
Die drei echten Probleme eines kleinen Vereins
Problem 1: Mitgliederdaten. Wer ist Mitglied? Wer hat bezahlt? Wessen Adresse hat sich geändert? Diese Fragen tauchen monatlich auf und werden meistens in einer Excel-Tabelle gelöst – die irgendwann zu groß, unübersichtlich und fehleranfällig wird.
Problem 2: Buchhaltung und Kassenführung. Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen, Ausgaben für Veranstaltungen, Fördergelder nachweisen. Für einen gemeinnützigen Verein gilt: Die Kassenführung muss nachvollziehbar und prüfbar sein – auch ohne Steuerberater.
Problem 3: Dokumente und Protokolle. Vereinssatzung, Vorstandsprotokolle, Versammlungsunterlagen. Diese Dokumente müssen sicher abgelegt, leicht auffindbar und langfristig verfügbar sein.
Was Sie nicht brauchen
Keine teure Vereinssoftware mit Jahresabo. Keine CRM-Systeme für 50 € pro Monat. Keinen Cloud-Dienst der Ihre Mitgliederdaten auf amerikanischen Servern speichert. Und keine Software die mehr Zeit kostet einzulernen als sie spart.
Was tatsächlich funktioniert
Für Mitgliederverwaltung und Buchhaltung: ERPNext in der Vereinskonfiguration. Es hat ein vollständiges Mitgliedermodul, automatische Beitragsabrechnung und eine Buchhaltung die den Anforderungen gemeinnütziger Vereine genügt. Einmal eingerichtet, läuft es ohne laufende Lizenzkosten.
Für Dokumente und Ablage: Nextcloud auf eigenem Server. Ordnerstruktur wie ein digitaler Aktenschrank – aber mit Suchfunktion, Versionierung und Zugriffsrechten pro Mitarbeiter. Kein Google Drive, kein Dropbox.
Für wiederkehrende Aufgaben: n8n für Automatisierungen. Beispiel: Beitragsrechnung automatisch versenden wenn das Datum erreicht ist. Erinnerungsmail an säumige Mitglieder nach 14 Tagen. Das erledigt sich selbst.
Was das kostet
Für einen Verein mit bis zu 3 Nutzerkonten: unter 25 € pro Monat für Hosting und Betrieb. Einrichtung einmalig. Keine Jahresverträge, keine Preiserhöhungen, keine Überraschungen.
Software für Ihren Verein – einmalig eingerichtet, dauerhaft günstig