Quản lý kho bằng sổ tay hoặc Excel có một điểm giới hạn rõ ràng: khi bạn có hơn 100 mặt hàng và 20+ đơn hàng mỗi ngày, bạn sẽ bắt đầu mắc lỗi. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp thường có giá từ 200.000-1.000.000 VNĐ/tháng. Nhưng với ERPNext mã nguồn mở, bạn có thể làm điều tương tự với chi phí gần bằng không.
ERPNext quản lý kho được những gì
Nhập/xuất kho: Mỗi lần hàng vào hoặc ra đều được ghi lại với số lượng, giá, ngày và người thực hiện. Không còn tình trạng "hàng hết mà không biết".
Tồn kho thời gian thực: Bất kỳ lúc nào bạn cũng thấy chính xác còn bao nhiêu hàng của từng mặt hàng. Cảnh báo tự động khi tồn kho xuống dưới ngưỡng tối thiểu.
Vị trí lưu trữ: Nếu bạn có nhiều kho hoặc nhiều khu vực trong kho, ERPNext quản lý theo vị trí cụ thể.
Theo dõi lô và hạn sử dụng: Quan trọng với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm – biết lô nào hết hạn trước để xuất trước.
Hướng dẫn bắt đầu trong 4 bước
Bước 1 – Cài đặt ERPNext. Cài trên server cloud (15-20 EUR/tháng) hoặc server tại chỗ. Có thể dùng bản demo miễn phí 14 ngày tại demo.erpnext.com để thử trước.
Bước 2 – Nhập danh mục hàng hóa. Từ file Excel hiện tại của bạn, import toàn bộ danh sách sản phẩm với mã hàng, tên, đơn vị, giá vốn. ERPNext hỗ trợ import CSV.
Bước 3 – Nhập tồn kho ban đầu. Dùng chức năng "Stock Reconciliation" để nhập số lượng tồn kho hiện tại. Đây là điểm xuất phát.
Bước 4 – Bắt đầu ghi phiếu nhập/xuất. Từ ngày bắt đầu, mỗi lần hàng vào tạo Purchase Receipt, mỗi lần hàng ra tạo Delivery Note hoặc Stock Entry.
Kết hợp với bán hàng
ERPNext kết nối kho với bán hàng: khi tạo đơn hàng, tồn kho tự động được trừ. Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, tồn kho tự động được cộng. Không cần cập nhật tay hai lần.
Quản lý kho chuyên nghiệp – không phí bản quyền, cài đặt trong 1 tuần